أصدر أمين محافظة جدة صالح بن علي التركي تعميمًا بإيقاف تداول المعاملات الورقية داخل الأمانة واعتماد المعاملات الالكترونية اعتبارًا من الأحد الموافق 16/4/1440هـ، ويستثنى من ذلك معاملات المطالبات المالية (المستخلصات – الضمان البنكي – الشيكات).
وجاء التعميم وفقًا لقرار مجلس الوزراء القاضي بالموافقة على ضوابط تطبيق التعاملات الالكترونية وحسب اللاائحة التنفيذية لنظام التعاملات الالكترونية الصادرة من وزارة الاتصالات وتقنية المعلومات والتي توضح آليات حفظ وعرض السجلات والبيانات الإلكترونية.
وتضمن التعميم اعتماد التوقيع الإلكتروني للخطابات في نظام الاتصالات الإدارية واعتماد الفهرس الإلكتروني، وتفعيل قسم الارشيف الوسيط بإدارة الأرشفة الإلكترونية والذي يعنى بحفظ الأساس الورقي للمعاملات ومتابعة طلبات الأساس الورقي مع الإدارات، فيما تعمل الإدارة العامة للاتصالات الإدارية والأرشفة الإلكترونية على تصدير نسخة من المعاملة للجهات الخارجية مع إرفاق الأساس الورقي بناءً على طلب الإدارات المعنية، إضافة إلى إدراج نماذج الخطابات المستحدثة على النظام الإلكتروني وفق طلب الإدارات، إلى جانب إشعار المستفيدين برسالة نصية عن إنشاء أو تصدير المعاملات في نظام الإتصالات الإدارية.
ووفقًا للتعميم الصادر لمنسوبي الأمانة شرعت الإدارة العامة للاتصالات الإدارية والأرشفة الإلكترونية اليوم في عقد ورش عمل التدريب والنشر المعرفي بهدف شرح آليات تطبيق النظام حيث تم إضافة مميزات وخصائص على نظام الاتصالات الإدارية لتحقيق التوجه الإلكتروني للمعاملات وتطبيق سياسات ومفهوم أمانة بلا ورق لمنسوبي أمانة محافظة جدة كافة.
